Scannen

so wird's gemacht...

Der Scanvorgang

Nach der Einrichtung Ihrer DATEV Unternehmen online Firmendaten kann es nun auch schon losgehen mit dem Scannen.

Unterscheidung zwischen einseitigen Belegen und
mehrseitigen Belegen

Es ist wichtig, denn Unterschied zwischen einem einseitigen und mehrseitigen Beleg zu kennen und am Scanner entsprechend beim Scanvorgang zu behandeln.


1

Einseitige Belege

Der SCANDINAVIER und der SCAN-Prozess sind für ein tägliches Einscannen Ihrer Belege konzipiert.
Um am effizientesten zu arbeiten, scannen Sie nach Möglichkeit regelmäßig (täglich) Ihre Eingangsbelege.

Erster Fall, einseitige Belege, Rechnungen welche nur aus einer Seite bestehen.
Diese können Sie alle auf einmal in den SCANDINAVIER einlegen.

Tipp: Sortieren Sie Ihre eingegangenen Belege nach "einseitigen" und "mehrseitigen" Belegen.

Bitte fächern Sie die Blätter etwas auf.

Bevor Sie die Dokumente in den Scannereinzug einfügen, sollten Sie sie folgendermaßen auflockern:

1. Fächern Sie die Dokumente, sodass keine der Seiten zusammenkleben/haften.
2. Halten Sie die Dokumente umgekehrt mit beiden Händen und stoßen Sie damit sachte auf eine glatte Oberfläche, um alle Dokumente bündig zu ordnen.
Dies ermöglicht, dass eine Blatt nach dem anderen eingezogen wird und verhindert Papierstau.

Legen Sie die Belege mit dem Bild nach hinten und unten in den Scanner ein..

.. und starten Sie den SCAN Vorgang. Verwenden Sie hierbei immer den Belegtyp auf der linken Seite.
Er ist immer mit "Belegtyp" Simplex, TIFF beschriftet. Diese Voreinstellung erzeugt ein Dokument je Seite.

Das Scanergebnis wird Ihnen in der Vorschau angezeigt. Jedes Bild stellt beim Siplex-Scanvorgang eine Datei dar. Das Bild zeigt drei einzelne Dateien (Belege).

Über die Plus-Taste (Button) können Sie weitere einzelne Seiten hinzufügen. So müssen Sie nur einmal die Übertragung nach DATEV Unternehmen online (Weiter-Taste) auslösen. Legen Sie einfach eine oder mehrere Seiten in Ihren SCANDINAVIER ein und drücken Sie auf die Plus-Taste.

Über die Schaltfläche "Weiter" lösen Sie die Übertragung Ihrer Belege nach DATEV Unternehmen online aus.


2

Mehrseitige Belege

Unter mehrseitigen Belegen verstehen wir Belege welche entweder auf der Rückseite oder auf einer weiteren Seite zusammengehörige Informationen beherbergen. Also eine Rechnung aus mehreren Seiten bestehend.

Der SCANDINAVIER kann diese mittels einer eingeschobenen Leerseite (Vorder und Rückseite leer) von einander automatisch trennen. Die Leerseiten werden beim Scanvorgang automatisch entfernt.

Auch hier gilt wieder die sorgfältige Vorbereitung des Scanstapels, um eventuelle Papierstaus zu vermeiden.

Anschließend scannen Sie mit der rechten Auswahl Taste auf Ihrem SCANDINAVIER "Duplex Multipage, TIFF" ein. So entstehen mehrseitige Dateien. Diese sind farblich markiert am Bildschirm (Vorschau) dargestellt.

Das folgende Bild zeigt die farbliche Kennzeichnung pro Datei. Hier sieht man mit orange markiert eine Datei bestehend aus zwei Seiten und eine blau markierte Datei bestehend aus einer Seite.

Über die Plus-Taste (Button) können Sie weitere einzelne Seiten hinzufügen. So müssen Sie nur einmal die Übertragung nach DATEV Unternehmen online (Weiter-Taste) auslösen. Legen Sie einfach eine oder mehrere Seiten in Ihren SCANDINAVIER ein und drücken Sie auf die Plus-Taste. Bitte markieren Sie immer das Dokument (Farbe) zu dem Sie weitere Seiten hinzufügen möchten.

Über die Schaltfläche "Weiter" lösen Sie die Übertragung Ihrer Belege nach DATEV Unternehmen online aus.

Test und Erklärvideo von Andreas Hausmann

Das Video von Andreas Hausmann zeigt anschaulich die Funktionsweise des SCANDINAVIER.

Hier finden Sie Unterstützung und Kurzanleitungen